Smart HUB

Smart HUB

Nedir?

Smart HUB;  Kamu kurumlarının gerek kurum içi birimler gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile yazışmaların, kurum organizasyon yapısına bağlı olarak tanımlanabilen iş akışlarının standartlaştırılmasını, birimler arası iletişim ve etkileşimin artırılmasını, üretilen belgelerin e-imza ve mobil imza ile imzalanmasını, Saklanan belgenin, yönetilen bilgiye dönüşümünü sağlayan, mevcutta bulunan yönetim sistemleri ile bütünlük içerisinde minumum konfigürasyon ile çalışabilme yeteneğine sahip, tamamı firmamız tarafından üretilen modüllerden oluşan, yerli uçtan uca Elektronik Belge Yönetim Sistemi uygulama yazılımıdır.

n- katmanlı, web tabanlı mimari, sezgisel ve kullanıcı dostu tasarım (UF) teknikleri kullanılarak, veritabanlarından ve işletim sistemlerinden bağımsız, TSE 13298 ve TSE 27001 standartlarında tasarlanmıştır.

Ne yapar?

Fonksiyonel yapısı ile kurum merkezinde bulunan birimler ve kuruma bağlı farklı konumlardaki birimler arasında yapılacak olan yazışmaların yetkiler ölçüsünde işletilmesini, bu birimler arasında koordinasyonun hızlandırılmasını mümkün kılmaktadır.

Birimler arasında ilgi,bilgi ve gereği gibi işlemlerin kesintiye uğramadan sürdürülmesini takip edebilmekte, karışık olan iş süreçlerini kolaylaştırarak bütünlük içerisinde takip edebilmektedir.

 Bünyesinde barındırdığı güçlü ve farklı mimari sayesinde belgelerin üretilmesinden başlayarak tüm süreçlerini belge yaşam döngüsü prensipleri ile gerçekleştirmektedir.

Dağıtık ve tümleşik data prensiplerini destekleyerek birden fazla konumda hizmet vermekte olan kurumların, merkezi sistem ile entegrasyonunu, tek veritabanı veya birden fazla veritabanı desteği ile uygulayabilmektedir.

Gelen ve Giden belge süreçlerinin takibinde gerekli olan  bilgilendirme ve uyarma içerikli mesajlar ile birlikte kayıtlı elektronik posta adresi, e-otoban entegrasyonu, ve süreç yönetim fonksiyonlarını bünyesinde barındırmaktadır.

Devlet Arşivleri Genel müdürlüğünün yayınlamış olduğu Standart Dosya planına göre belgelerin oluşturulmasını  arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayacak fonksiyonelliktedir.

Yönetilebilir yapısı ile bir kullanıcıdan n sayıda kullanıcı yapısını desklemekte büyük, orta ve küçük tüm kurumlar için kullanılabilecek yapıda geliştirilmiştir.

Neler Sağlar?

Kullanılacak kurumlarda;

Yazışmaların  ilgili mevzuatlar doğrultusunda standartlaştırılması
Erişim yetkilendirmesi ile belge güvenliğinin sağlanması

e-İmza ve mobil imza ile belgelerin imzalanabilmesi

Kayıtlı Elektronik Posta ile belgelerin e-tebliğ edilebilirliğinin sağlanması

Web ve mobil desteği ile mekandan bağımsız olarak güvenli belge erişimi

Belge ve Döküman oluşturma ve saklama maliyetlerinin minimize edilebilmesi

Fonksiyonel loglama sistemi ile belge erişimlerinin izlenerek raporlanabilmesi

Belgerin sevk,paraf ve onay sürelerinin kısaltılması

İç ve dış sistemler ile entegrasyonun sağlanması ile sistem bütünlüğünün oluşturulması

Kırtasiye,posta ve kargo maliyetlerinde tasarruf edilmesi
Zamandan ve iş gücünden tararruf edilebilmesi
Belgelerin Standart Dosya planı ve Saklama planına göre arşivlenebilmesi

İş akışları ile belgelerin zamanında doğru kişiye hızlı sevk edilmesi

Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarının takip edilebilmesi 

fonksiyonel  arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabiliyor olması
Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanının sağlanması 

Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla ile dağıtımının yapılabilir olması

Bekleyen ve işlem yapılan evrakların kontrol edilerek personel performansının ölçülebilmesi ve değerlendirilmesi 

Donanım bağımsızlığı

Dosya ve belgelerde yıpranmaya karşı koruma

Kayıp ve çalınmayı önleme

Felaket durumlarına karşı güvenli koruma


Modüller:

e-Ofis

Asistan

Süreç Yönetimi

Elektronik Belge Yönetim

Belge Yönlendirme

Belge Yönetimi

İmza ve Paraf İşlemleri

Yönetici İşlemleri

Mesaj ve Duyuru

Yasal Dayanağı nedir?

  1. 23 Ocak 2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu”
  • Bakanlar Kurulunun 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Kararı ile 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”.
  • 25.03.2005 tarihli 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımalanan “Standart Dosya Planı”na ilişkin 24.03.2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi.
  • Başbakanlığın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi.
  • TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı (2007)’na dayanılarak hazırlanmıştır.

Bu gönderiyi paylaş

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir