Smart PAGES

Smart PAGES

Nedir ?

Kamu kurumlarının ve özel kuruluşların Kurum ve Birim Arşivlerinde bulunan bilgi ve belgelerin ilgili mevzuatlar ve iş süreçleri prosedürlerine uygun olarak yönetilmesini, işletilmesini ve muhafaza edilmesini sağlayan, mevcutta bulunan yönetim sistemleri ile bütünlük içerisinde minumum konfigürasyon ile çalışabilme yeteneğine sahip, tamamı firmamız tarafından üretilen modüllerden oluşan yerli Akıllı Arşiv  Bilgi Yönetim Sistemi uygulama yazılımıdır.

n- katmanlı, web tabanlı mimari, sezgisel ve kullanıcı dostu tasarım (UF) teknikleri kullanılarak, veritabanlarından ve işletim sistemlerinden bağımsız, TSE 13298 ve TSE 27001 standartlarında tasarlanmıştır.

Ne yapar?

Kurum ve birim arşivlerinde bulunan fiziksel belge ve bilgilerin sayısallaştırılarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı’na uygun arşivlenmesini, arşivlenen bilgi ve belgelerin saklama planları doğrultusunda iş süreçleri yönetimi özellikleri ile bilgilerin ve belgelerin, mevzuatların ve yasaların emrettiği şekilde yönetilmesini, korunmasını, muhafaza edilmesini ve imha edilme işlemlerini kurum ve birim arşivlerinde bulunan her türlü bilgi ve belgelerin konum ve süreç bazlı fiziksel takip işlemlerini de gerçekleştirmektedir.

Nasıl çalışır?

Fonksiyonel yapısı sayesinde merkez ve bağlı birimlerde yetkiler ölçüsünde istenildiğinde tek veritabanı istenildiğinde her birim veya şube için ayrı veritabanında çalışabilir özelliktedir. Bu özelliği ile birden fazla lokasyonda bulunan bütün arşivleri tek veritabanında depolayarak veri bütünlüğünü sağlamaktadır. Belge ve bilgi paylaşımını hızlandırarak merkez ve uzak lokasyonda bulunan birimler arasında koordinasyonu en üst düzeyde tutmakta verilen hizmetin kalitesini artırmaktadır.

Merkezde bulunan belge ve bilgiler istenildiğinde diğer lokasyonlar ile yetki ölçüsünde paylaşılabilmektektedir. Merkez kurum, kuruluşa bağlı bulunan birimlerin, birim veya kurum arşivinde bulunan bilgi ve belgelere merkez tarafından yetkilendirilmiş çalışanlar erişim sağlayabilmektedir. Sistemin kurulu bulunduğu merkezde web tarayıcılar sayesinde localhost ta çalışabileceği gibi yetkilendirilmiş kişiler tarafından mobil cihazlar veya kurum dışından wan ile bilgi ve belgelere erişim sağlanabilmektedir.

Kurum ve kuruluşlarda üretilen farklı kağıt türü ve kağıt boyutlarındaki belgelerin görüntülenmesi, işlenmesi farklı ortamlara aktarılması gibi işlemleri kolay ve hızlı erişim prensipleri ile desteklemektedir.

Sayısallaştırma işlemlerinde donanım bağımsızlığı ile yüksek sayısallaştırma maliyetlerini ekonomize eder.

Esnek yapısı sayesinde farklı hacimlerdeki bütün kurum ve kuruluşlarda konumlandırılıp çalıştırılabilecek dinamik yapıdadır.

Hangi modüllerden oluşur?

Servis Büro

OCR ( Optik Karekter Tanıma)

OMR()

Entegre EBYS

Süreç Yönetimi

Dosya ve Belge Takip

e- İmza ve Mobil İmza

Zaman Damgası

Entegrasyon

Loglama

Yetkilendirme

Mobil Uygulama (IOS, Android, Windows)

Belge Doğrulama

Neler Sağlar?

Yönetilebilir kurumsal hafıza

Zaman kayıplarının önlenmesi

İş süreçlerinin hızlanması

Hizmet kalitesinde artış

Kanıta dayalı kararların alınması

Özgün loglama özellikleri

Mobil ve web ile güvenli erişim

Linux, Pardus vb. İşletim sistemleri ile uyum

Çoklu veritabanı desteği

Donanım bağımsızlığı

Güçlü ve nitelikli belge arama özellikleri

Dosya ve belgelerde yıpranmaya karşı koruma

Yetki bazlı bilgi, belge ve içerik erişimi ile güvenlik

Kayıp ve çalınmayı önleme

Felaket durumlarına karşı güvenli koruma

Kırtasiye giderlerinde ciddi oranda azalma

Nerelerde Kullanılır?     

Yazı işleri Müdürlüğü/Daire Başkanlığı

Personel Müdürlüğü/Daire Başkanlığı

İmar ve Şehircilik Müdürlüğü/Daire Başkanlığı

Fen işleri Müdürlüğü/Daire Başkanlığı

Hukuk işleri Müdürlüğü/Daire Başkanlığı

Mali Hizmetler Müdürlüğü/Daire Başkanlığı

Yasal Dayanağı nedir ?

  1. 23 Ocak 2004 tarihli ve 25355 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu”
  1. Bakanlar Kurulunun 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Kararı ile 02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”.
  1. 03.2005 tarihli 25766 sayılı Resmi Gazetede yayımalanan “Standart Dosya Planı”na ilişkin 24.03.2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi.
  1. Başbakanlığın 15/07/2008 tarihli ve 2008/16 sayılı Elektronik Belge Standartları Genelgesi.
  1. TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi Standardı (2007)’na dayanılarak hazırlanmıştır.

Bu gönderiyi paylaş

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir